Hoe Britenet zijn marketingefficiëntie binnen HubSpot verbeterde

Toen de nieuwe digital marketing manager van Britenet bij het bedrijf begon, erfde hij een HubSpot-systeem met jaren aan verzamelde data, maar zonder duidelijke operationele structuur. Het Poolse IT-dienstenbedrijf, met meer dan 1000 specialisten die financiële instellingen en overheidsorganisaties in heel Europa bedienen, moest zijn marketing infrastructuur volledig heropbouwen en tegelijk de lopende activiteiten draaiende houden.

Het vorige marketingteam was vertrokken zonder documentatie over bestaande workflows, actieve campagnes of strategieën voor contactsegmentatie.

Situatie

Britenet stond voor verschillende operationele uitdagingen met hun HubSpot-implementatie. Tijdens onze eerste analyse ontdekten we dat eerdere teamleden elk hun eigen workflows en processen hadden gecreëerd, wat leidde tot meerdere benaderingen voor soortgelijke taken. Belangrijke informatie werd verspreid opgeslagen in verschillende custom properties, zonder duidelijke naamconventies of documentatie.

De database bevatte honderdduizenden contacten, maar een analyse toonde aan dat dit om allerlei profielen ging, en niet om potentiële klanten.

« We wilden HubSpot efficiënter gebruiken, maar de kennis binnen ons team om dat te bereiken was beperkt,” legde Britenet uit. “Vragen zoals ‘Hoe maken we betere workflows die de volledige klantreis van Awareness tot Decision afdekken?’ en ‘Hoe passen we onze complexe segmentatie over landen en sectoren toe in HubSpot?’ stonden centraal. » 

Robert Blaas
Segment Marketing Manager

Tegelijkertijd werd het marketingteam volledig opnieuw opgebouwd, terwijl men de lopende activiteiten in meerdere Europese markten moest voortzetten.

Doelstellingen

Britenet stelde drie primaire doelen op voor onze samenwerking als B2B-marketingbureau:

• Het herstructureren van de contactdatabase om gekwalificeerde prospects te identificeren en correct te segmenteren volgens hun fase in de buyer journey.
• Het ontwikkelen van schaalbare marketing automation-workflows ter ondersteuning van campagnes in het Engels, Duits en Pools.
• Het implementeren van lead scoring, waarmee sales gekwalificeerde prospects ontvangen, inclusief relevante interesse-indicatoren en engagementmetrics.

Acties

We organiseerden het project in wekelijkse sprints, waardoor we consistente vooruitgang konden boeken en tegelijk flexibel konden inspelen op nieuwe inzichten tijdens de implementatie. Naarmate de audit vorderde, namen de technische complexiteiten toe, wat een gestructureerde aanpak vereiste.

Het optimaliseren van de database hield in dat we alle contacten analyseerden op kwaliteit en relevantie. Via een systematische opschoning verminderden we het totale aantal met 60%, waarbij we sollicitanten, verouderde entries en inactieve contacten verwijderden, terwijl echte prospects correct werden gecategoriseerd.

We implementeerden een driedimensionaal lead scoring-systeem dat prospects evalueert op drie parameters: hun fase in de buyer journey (Awareness, Consideration, Decision), hun interessegebieden (bijv. digitale transformatie, modernisering van legacy-code, nearshoring-diensten) en hun engagementniveau met Britenet-content. Dit systeem biedt sales bruikbare informatie over elke prospect.

« Wat we het meest waarderen aan Be-one is hun pragmatische aanpak,” merkte Britenet op. “Ze verliezen zich niet in eindeloze strategische sessies, maar beginnen met een noodzakelijke audit om een concrete actielijst op te stellen. Deze no-nonsense werkwijze maakt onze samenwerking enorm efficiënt en resultaatgericht. »

Bij het herbouwen van workflows ontwikkelden we nieuwe automatiseringsreeksen met volledige documentatie. Elke workflow is opgezet om eenvoudig hergebruikt te kunnen worden in meerdere talen en markten. Tijdens het project werkten we nauw samen met de nieuw aangeworven marketing teamleden van Britenet, waarbij we ondersteuning en documentatie boden zodat zij de systemen zelfstandig konden beheren en uitbreiden. Zoals Britenet bevestigde, waren de workflows « onmiddellijk bruikbaar, eenvoudig aanpasbaar en beheersbaar door onze HubSpot-admin. »

Resultaten

Binnen 10 maanden bereikte Britenet volledige operationele controle over hun marketingsystemen. De contactdatabase, na een reductie van 60%, werd een gefocust instrument met gekwalificeerde prospects, gesegmenteerd op industrie, geografie en interessegebieden. Het driedimensionale lead scoring-systeem voorziet sales nu van duidelijke prospectinformatie, terwijl geautomatiseerde workflows meertalige nurturing-campagnes beheren in de Europese markten.

Marketingbeslissingen worden ondersteund door data die toegankelijk is via aangepaste dashboards tot op directieniveau. “Dankzij Be-one hebben we nu een duidelijk framework dat het eenvoudig maakt om toekomstige campagnes op te zetten en te beheren. Nieuwe workflows implementeren is makkelijker dan ooit,” aldus Britenet.

Het nieuwe framework stelt het team in staat campagnes snel en consistent te lanceren in verschillende markten. De combinatie van opgeschoonde data, gedocumenteerde processen en getrainde interne resources positioneert Britenet voor duurzame marketinggroei.

“We zouden Be-one zonder aarzeling aanbevelen aan organisaties die zowel strategisch advies als operationele ondersteuning zoeken,” besloot Britenet. “Hun aanpak is doordacht, actiegericht en levert directe resultaten op. Of je nu een partner zoekt die met je meedenkt of een bureau dat praktisch aan de slag gaat, Be-one biedt het beste van beide werelden.”