Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw gegevens

De website be-one.net wordt uitgebaat door B.e-ONE BVBA, hierna « Be-one Agency », die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen beschreven in dit beleid.

Be-one heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien deze aanstelling niet verplicht is gezien de aard en de omvang van haar verwerkingen. Uw verzoeken worden behandeld door Bruno Musyck, bereikbaar op bovenstaand adres.

Belangrijk onderscheid. Wanneer Be-one Agency persoonsgegevens verwerkt namens een klant, in het kader van een marketingopdracht, CRM-beheer, tracking of campagnes, treedt Be-one Agency op als verwerker en niet als verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerkingen worden geregeld door de verwerkersovereenkomst met de betrokken klant en vallen niet onder dit beleid. Voor vragen over deze gegevens richt u zich tot de betrokken klant.

2. Voor wie dit beleid bestemd is

Dit beleid heeft betrekking op de bezoekers van de website be-one.net, personen die ons contacteren, onze prospecten en klanten, de ontvangers van onze commerciële communicatie, deelnemers aan onze events en webinars, en kandidaten voor een functie.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarom en op welke grondslag

3.1 Bezoekersstatistieken van de website

Gegevens: verkort IP-adres, geraadpleegde pagina's, bezoekduur, verkeersbron, type toestel en browser, cookie-identificatoren. Doel: het gebruik van de website begrijpen en de inhoud ervan verbeteren. Rechtsgrondslag: uw toestemming, verzameld via de cookiebanner (art. 6.1.a AVG en art. 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie). Tool: Google Analytics 4. Bewaartermijn: 14 maanden.

Er wordt geen enkele bezoekersstatistiek verzameld voordat u uw keuze kenbaar heeft gemaakt.

3.2 Identificatie van bezoekende bedrijven

Gegevens: IP-adres, navigatiegegevens, en de bedrijfsinformatie die onze dienstverlener hieraan koppelt (bedrijfsnaam, sector, grootte, publiek beschikbare contactgegevens). Doel: de bedrijven identificeren die onze website raadplegen om onze commerciële aanpak te sturen. Rechtsgrondslag: uw toestemming, verzameld via de cookiebanner. Tool: Leadinfo B.V., gevestigd in Nederland. Bewaartermijn: 3 jaar.

Deze verwerking is gericht op de identificatie van bedrijven, niet van natuurlijke personen bij naam. Ze kan echter leiden tot een latere commerciële contactname, beschreven onder punt 3.6.

3.3 Contactformulieren en informatieaanvragen

Gegevens: naam, voornaam, professioneel e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, functie, inhoud van uw bericht, en alle gegevens die u ervoor kiest ons mee te delen. Doel: op uw vraag antwoorden en, in voorkomend geval, een offerte voorbereiden. Rechtsgrondslag: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Tool: HubSpot-formulieren geïntegreerd in de website. Bewaartermijn: 3 jaar vanaf het laatste contact, indien de aanvraag niet leidt tot een commerciële relatie.

3.4 Nieuwsbrief en marketingcommunicatie

Gegevens: e-mailadres, naam, bedrijf, functie, openings- en klikgeschiedenis. Doel: u onze nieuwsbrief en onze communicatie over onze diensten en publicaties toesturen. Rechtsgrondslag: uw toestemming (art. 6.1.a AVG), of ons gerechtvaardigd belang wanneer u reeds klant bent en de communicatie betrekking heeft op gelijkaardige diensten. Tool: HubSpot. Bewaartermijn: tot uw uitschrijving, vervolgens 3 jaar als bewijs van toestemming en naleving van uw verzet.

Elke verzending bevat een uitschrijflink. U kan ook schrijven naar info@be-one.net.

3.5 Beheer van de commerciële en contractuele relatie

Gegevens: professionele contactgegevens van gesprekspartners, uitwisselingen, offertes, contracten, facturatiegegevens, projectgeschiedenis. Doel: de klantrelatie beheren, onze opdrachten uitvoeren, factureren, en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleven. Rechtsgrondslag: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en de naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c AVG). Tools: HubSpot, Productive.io, kantoorsoftware en messaging. Bewaartermijn: duur van de relatie, vervolgens 10 jaar na het einde ervan uit hoofde van de verjaring van contractuele vorderingen. Boekhoudkundige stukken worden 7 jaar bewaard overeenkomstig artikel III.86 van het Wetboek van economisch recht.

3.6 B2B-commerciële prospectie

Gegevens: naam, voornaam, functie, bedrijf, professioneel e-mailadres, LinkedIn-profiel, sector, bedrijfsgrootte. Doel: u onze diensten voorstellen wanneer uw functie en sector overeenstemmen met onze activiteit. Rechtsgrondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze activiteit bij professionals te ontwikkelen (art. 6.1.f AVG), afgewogen tegen uw rechten en vrijheden. Deze prospectie blijft strikt professioneel en richt zich nooit tot personen in privécontext. Bewaartermijn: 3 jaar vanaf het laatste contact, of onmiddellijk op uw verzoek. Herkomst van de gegevens (informatie vereist door artikel 14 AVG). Uw gegevens zijn afkomstig van publiek toegankelijke professionele bronnen of gespecialiseerde dienstverleners: LinkedIn-profielen en LinkedIn Sales Navigator, bedrijfswebsites, publieke registers, deelnemerslijsten van professionele beurzen, en prospectiedatabanken.

Wij verzamelen nooit gevoelige gegevens, noch gegevens die betrekking hebben op uw privéleven.

Uw recht van verzet is onvoorwaardelijk. U kan zich te allen tijde tegen deze prospectie verzetten, zonder uw verzoek te moeten motiveren, door eenvoudigweg te antwoorden op een van onze berichten of te schrijven naar privacy@be-one.net. Wij bewaren uw adres dan op een uitsluitingslijst, uitsluitend om te garanderen dat u niet langer wordt gecontacteerd.

3.7 Online afspraken maken

Gegevens: naam, e-mailadres, bedrijf, gekozen tijdslot, informatie die u toevoegt bij de reservatie. Doel: een afspraak organiseren op uw verzoek. Rechtsgrondslag: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek. Tool: Calendly. Bewaartermijn: 3 jaar vanaf de afspraak.

3.8 Contact via WhatsApp

De website biedt een WhatsApp-contactlink aan. Indien u deze gebruikt, worden uw telefoonnummer en de inhoud van uw bericht aan ons doorgegeven. Deze uitwisselingen verlopen via de infrastructuur van WhatsApp Ireland Limited, waarvan u de voorwaarden aanvaardt door dit kanaal te gebruiken. Wij raden aan het contactformulier of e-mail te verkiezen voor elke aanvraag met vertrouwelijke informatie.

3.9 Events, beurzen en webinars

Gegevens: naam, bedrijf, functie, professionele contactgegevens, effectieve deelname. Doel: het event organiseren, inschrijvingen beheren, en commerciële opvolging verzekeren. Rechtsgrondslag: de uitvoering van precontractuele maatregelen en ons gerechtvaardigd belang. Bewaartermijn: 3 jaar na het event.

Wanneer een event wordt georganiseerd samen met een partner of sponsor, worden diens identiteit en de eventuele deling van gegevens u meegedeeld op het moment van inschrijving. Er vindt geen deling plaats zonder voorafgaande informatie.

3.10 Sollicitaties

Gegevens: die welke u ons meedeelt, met name cv, motivatiebrief, parcours en contactgegevens. Doel: uw sollicitatie onderzoeken. Rechtsgrondslag: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek. Bewaartermijn: 6 maanden na afsluiting van de rekrutering. Daarna, uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, voor een maximale duur van 2 jaar.

3.11 Interactieve tools en online evaluaties

Wanneer wij een online evaluatie- of diagnosetool ter beschikking stellen, worden de gegeven antwoorden en het meegedeelde e-mailadres verwerkt om uw gepersonaliseerd rapport te genereren en, indien u hiermee instemt, om u opnieuw te contacteren. De precieze modaliteiten worden vermeld in de tool zelf.

4. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen enkele beslissing die rechtsgevolgen voor u met zich meebrengt op basis van een uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

Wij rangschikken onze prospecten op basis van professionele criteria zoals sector, bedrijfsgrootte, functie en getoonde interesse in onze content. Deze rangschikking dient uitsluitend om onze commerciële prioriteiten te sturen. Ze heeft geen enkel gevolg voor uw rechten en een menselijke tussenkomst gaat aan elk contact vooraf.

5. Wie uw gegevens ontvangt

Uw gegevens worden niet verkocht, verhuurd of geruild.

Ze zijn toegankelijk voor de medewerkers van Be-one Agency die deze nodig hebben in de uitoefening van hun functie, en worden meegedeeld aan de volgende dienstverleners, die optreden als verwerkers en gebonden zijn door een overeenkomst conform artikel 28 AVG.

Uw gegevens kunnen ook worden meegedeeld aan onze boekhouder, onze juridische adviseurs, onze verzekeraar, en aan overheidsinstanties wanneer de wet ons hiertoe verplicht.

6. Doorgiften buiten de Europese Unie

Sommige dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of geven er gegevens aan door. Deze doorgiften steunen op een van de mechanismen voorzien in hoofdstuk V AVG: hetzij de certificering van de dienstverlener in het kader van het EU-VS Data Privacy Framework, hetzij het afsluiten van modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen.

U kan een kopie van de toepasselijke waarborgen bekomen door te schrijven naar info@be-one.net.

7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

8. Beveiliging

Wij implementeren technische en organisatorische maatregelen aangepast aan het risico: toegang tot tools beperkt tot personen die deze nodig hebben, tweefactorauthenticatie op kritieke tools, versleuteling van de communicatie met de website, hosting bij professionele dienstverleners, en selectie van verwerkers die voldoende waarborgen bieden.

Bij een datalek dat een risico kan inhouden voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen de 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wanneer het risico hoog is, informeren wij u rechtstreeks.

9. Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens.

• Toegang: bevestiging bekomen dat wij uw gegevens verwerken en er een kopie van ontvangen.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: de verwijdering van uw gegevens bekomen, in de gevallen voorzien door de AVG.
• Beperking: de tijdelijke bevriezing van een verwerking vragen, onder meer tijdens het onderzoek van een betwisting.
• Overdraagbaarheid: de gegevens die u ons heeft bezorgd in een gestructureerd formaat ontvangen, wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst.
• Verzet: zich verzetten tegen een verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Voor commerciële prospectie is dit recht onvoorwaardelijk en wordt het uitgeoefend zonder motivering.
• Intrekking van de toestemming: een gegeven toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid aantast van de verwerkingen die voordien plaatsvonden.

Hoe deze rechten uitoefenen. Schrijf naar info@be-one.net of per post naar B.e-ONE SRL, Imperiastraat 16a, 1930 Zaventem. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand, verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken, in welk geval wij u hierover informeren. Bij een redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij een bijkomend identiteitsbewijs vragen.

De uitoefening van deze rechten is kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

10. Klacht

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet conform is, kan u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be +32 (0)2 274 48 00 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kan zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf of van tewerkstelling, evenals tot de bevoegde rechtbanken.

11. Cookies

Het gebruik van cookies en trackers op be-one.net wordt beschreven in ons cookiebeleid, dat hun aard, doel, duur, en de manier waarop u uw keuze te allen tijde kan wijzigen, verduidelijkt.

12. Wijziging van dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen om rekening te houden met wettelijke evoluties of wijzigingen in onze verwerkingen. De geldende versie is deze die op deze pagina wordt gepubliceerd, met de datum van de laatste update. Bij een substantiële wijziging die uw rechten beïnvloedt, informeren wij u via een gepast middel.